Il verbale negativo di mediazione è il documento formale che attesta l’esito infruttuoso del tentativo di conciliazione: non si tratta di una semplice formalità, ma di un atto che certifica il mancato accordo e consente alle parti di esercitare successivamente i rimedi giurisdizionali o altri provvedimenti previsti dalla normativa. La stesura richiede rigore, sintesi e assoluta neutralità: il contenuto deve limitarsi ai fatti rilevanti (data, luogo, soggetti presenti, oggetto della controversia, fasi dell’incontro) e alle ragioni oggettive che hanno impedito l’intesa, evitando valutazioni o commenti soggettivi. Occorre inoltre rispettare gli obblighi di riservatezza previsti dalla legge e inserire le attestazioni e le firme richieste (mediatore, parti e loro eventuali rappresentanti), in modo che il verbale sia chiaro, verificabile e utilizzabile nei successivi rapporti procedurali nel rispetto del quadro normativo vigente.
Come scrivere verbale negativo di mediazione per mancato accordo
Il verbale negativo di mediazione per mancato accordo deve descrivere con precisione e completezza la vicenda processuale occorsa durante la sessione di mediazione, in modo da costituire prova scritta dell’attività svolta e delle ragioni per cui non si è pervenuti a un’intesa. Occorre innanzitutto identificare chiaramente l’organismo di mediazione e il mediatore che redige il verbale, indicando il loro riferimento (denominazione dell’organismo e dati del mediatore, comprensivi del numero di iscrizione o altro elemento identificativo), nonché il luogo, la data e l’ora di svolgimento della seduta o delle sedute che hanno portato all’esito negativo. Devono essere indicate in modo inequivocabile le parti coinvolte, con i loro dati anagrafici o societari completi (nome o ragione sociale, luogo e data di nascita o forma giuridica, domicilio o sede, codice fiscale/partita IVA), e i soggetti eventualmente intervenuti in rappresentanza delle parti, precisando la qualità in cui agiscono e l’eventuale mandato che li autorizza a trattare e a firmare; se erano presenti avvocati o altri consulenti è opportuno nominare anch’essi e specificare se hanno rilasciato deleghe particolari. Il verbale deve poi ricostruire in maniera sintetica ma precisa l’oggetto della controversia e le pretese delle parti, indicando l’oggetto della domanda di mediazione e, quando possibile, il valore economico della controversia o la misura della pretesa, così da circoscrivere il tema sul quale si è tentata la soluzione compositiva.
È necessario descrivere lo svolgimento della procedura: le fasi pratiche che si sono succedute, eventuali proposte o controproposte formulate (riassumendone il contenuto essenziale), i punti di dissenso che hanno impedito l’accordo e le ragioni manifeste del mancato superamento delle divergenze, evitando formulazioni vaghe ma senza entrare in un eccesso di valutazioni giuridiche che spettano al giudice o ai consulenti delle parti. Se si sono raggiunti accordi parziali o sono state concordate sospensioni, rinvii o impegni collaterali, il verbale deve darne atto e specificarne la portata; analogamente va segnalata la presenza di eventuali questioni pregiudiziali o di impedimenti procedurali che hanno reso impossibile proseguire. Il mediatore dovrà annotare ogni atto formale compiuto nel corso della procedura, come la ricezione di documentazione, la richiesta di acquisizione di documenti o di chiarimenti, nonché le dichiarazioni rilevanti delle parti in ordine al procedimento.
Deve inoltre essere riportata la dichiarazione che il tentativo di mediazione si è concluso senza accordo e, se previsto dal regolamento o dalla prassi dell’organismo, la specifica formula che attesta la chiusura della procedura; va chiarito se il verbale rappresenta l’unico documento riassuntivo dell’esito e se le parti sono state informate delle conseguenze pratiche della mancata conciliazione. È opportuno includere una frase che attesti che le parti sono state previamente informate dal mediatore sulle regole fondamentali della procedura, tra cui la riservatezza degli elementi emersi, la natura non vincolante delle proposte e il fatto che il verbale negativo non costituisce titolo esecutivo. Se nel corso della mediazione si sono manifestati conflitti di interesse o impedimenti del mediatore, o se una parte ha esercitato il diritto di rifiuto o di ritiro, il verbale deve dare atto di tali circostanze.
Il documento deve essere sottoscritto dal mediatore e dalle parti o dai loro rappresentanti; qualora una o più parti rifiutino di sottoscrivere il verbale, il mediatore deve annotare espressamente tale rifiuto e la ragione, oppure la mancata firma, specificando chi non ha sottoscritto e perché, e apporre comunque la propria sottoscrizione in calce. Infine il verbale dovrebbe contenere, oltre alle firme, la data e il luogo della sottoscrizione e ogni informazione utile per l’archiviazione e la rintracciabilità del fascicolo (numero di protocollo interno dell’organismo, eventuale riferimento alla pratica di mediazione), con una breve indicazione delle spese di mediazione addebitate e del loro stato di pagamento, se ciò è previsto dal regolamento dell’organismo o rilevante ai fini pratici. Redatto in modo chiaro e completo, il verbale negativo tutela tutte le parti e documenta l’adempimento dell’obbligo di tentare la composizione della lite, fornendo elementi utili sia per eventuali azioni successive che per la trasparenza della procedura.
Esempio di verbale negativo di mediazione per mancato accordo
VERBALE DI MEDIAZIONE – ESITO NEGATIVO PER MANCATO ACCORDO
Protocollo/Numero: ______________
Data: ______________
Luogo: ______________
Ora inizio: ______________
Ora termine: ______________
Mediatore/i: ______________
Ente/Organismo di mediazione: ______________
Sede di mediazione: ______________
Parte istante (Richiedente):
– Nome/Cognome/Denominazione: ______________
– Codice fiscale/Partita IVA: ______________
– Indirizzo: ______________
– Rappresentante/Avvocato: ______________
Parte convenuta (Resistente):
– Nome/Cognome/Denominazione: ______________
– Codice fiscale/Partita IVA: ______________
– Indirizzo: ______________
– Rappresentante/Avvocato: ______________
Oggetto della controversia: ______________
Premesso che:
– Con istanza di mediazione presentata in data ______________ le parti hanno richiesto la procedura di mediazione in relazione alla controversia sopra indicata.
– Le parti sono state debitamente convocate e presenti/assenti come specificato nel presente verbale.
Svolgimento:
– Riassunto delle posizioni delle parti: ______________
– Proposte avanzate durante la mediazione: ______________
– Attività svolte dal mediatore (es. colloqui congiunti e separati, analisi documentale, proposte conciliative): ______________
Esito:
– Le parti non hanno raggiunto un accordo in mediazione per le seguenti ragioni: ______________
– Eventuali condizioni non accettate o punti di disaccordo sostanziali: ______________
Dichiarazioni finali:
– Le parti sono state informate dal mediatore circa la possibilità di esperire altri mezzi di tutela giurisdizionale e/o stragiudiziale: ______________
– Le parti hanno ricevuto copia del presente verbale: ______________
Firma delle parti e/o dei rispettivi rappresentanti:
Parte istante: ________________________________ (Firma e data) ______________
Parte convenuta: ________________________________ (Firma e data) ______________
Firma del mediatore:
_______________________________ (Firma e data) ______________
Note eventuali: ______________