Per garantire che il lavoratore possa svolgere nel miglior modo possibile le sue mansioni, l’azienda può mettere a disposizione dell’impiegato diverse apparecchiature tecnologiche come tablet, smartphone, notebook, hard disk esterni e supporti USB. È importante precisare che l’intento è quello di utilizzare tali strumenti esclusivamente per scopi lavorativi.
Come Fare la Consegna dei Dispositivi Aziendali
Nell’organizzazione delle politiche di uso delle apparecchiature, ogni azienda è libera di formulare un proprio regolamento interno. Questo potrebbe includere, ad esempio, la decisione se le spese per la riparazione dei dispositivi forniti debbano essere interamente a carico dell’azienda, oppure se debbano essere addebitate al lavoratore qualora i danni derivino da un impiego non appropriato degli strumenti stessi.
Non è escluso che l’azienda possa concedere al dipendente la possibilità di utilizzare il dispositivo assegnato, come un telefono cellulare, per motivi personali, ma ciò dovrebbe avvenire solo in situazioni di estremo bisogno e urgenza. In questi casi, è richiesto che il lavoratore notifichi immediatamente l’azienda riguardo la natura dell’emergenza per non incorrere in costi aggiuntivi di traffico o in sanzioni disciplinari derivanti da violazioni contrattuali.
Va considerato che, qualora il dispositivo fosse assegnato per un utilizzo promiscuo, l’impiegato potrebbe beneficiarne per fini personali senza la necessità di situazioni di emergenza. In queste circostanze, tuttavia, tutti i costi relativi al suo utilizzazione, che verranno evidenziati nella fatturazione dettagliata, saranno a carico del lavoratore e inclusi nella sua retribuzione mensile.
È evidente che le normative di utilizzo possono variare significativamente a seconda del tipo di dispositivo o attrezzatura messo a disposizione del dipendente. Per esempio, nel caso in cui sia affidato un notebook o un tablet, è cruciale che l’azienda richieda l’applicazione di misure preventive per assicurare che dati sensibili o informazioni di valore, come il know-how in ambito scientifico, non vengano esposti a rischi di furto, alterazione o distruzione. In questo contesto, l’azienda può richiedere la conservazione dei dispositivi in armadietti sicuri, l’utilizzo di software avanzati per la sicurezza, la segnalazione rapida di smarrimenti, furti o malfunzionamenti tecnici e simili precauzioni.
Modulo Consegna Dispositivi Aziendali
Di seguito viene proposto un esempio di consegna cellulare aziendale. Per un documento più generico è possibile scaricare questo modulo consegna dispositivi aziendali dal sito Solomoduli.com.
Il/La sottoscritto/a _______________, nato/a a _______ il _______ agendo in qualità di legale rappresentante della società ______________, con sede legale a _______________________ e Partita IVA ________________________,
PROCEDE alla CONCESSIONE in USO e alla CONSEGNA
a favore del/della Sig./Sig.ra ________________, nato/a a _______ il _______ _, titolare del codice fiscale __________________, residente in ____ Prov. __, Via _________________________, e impiegato/a presso __________________, delle seguenti attrezzature di lavoro (cellulare, tablet, pc, notebook, ecc.):
Precisando per ogni dispositivo la marca, il modello, il numero di serie e gli eventuali accessori inclusi (es. carica-batteria, auricolari, ecc.).
L’autorizzazione all’utilizzo delle predette attrezzature è valida dal_______ ____ fino a diversa comunicazione da parte della direzione aziendale, la quale si riserva il diritto di revocare tale utilizzo senza preavviso né obbligo di motivazione.
Tale materiale è destinato esclusivamente per l’esecuzione delle funzioni lavorative affidate al/alla Sig./Sig.ra ________________.
Il/La Sig./Sig.ra ________________ assume piena responsabilità per la conservazione e l’integrità delle attrezzature fornite fino alla loro restituzione, prevista entro la data comunicata dalla direzione. Si impegna inoltre a non utilizzare tali dispositivi per scopi non autorizzati, né a cederne l’uso a terzi, sia gratuitamente sia a pagamento.
In caso di furto o smarrimento, il/la Sig./Sig.ra ________________ deve immediatamente denunciare l’accaduto alle autorità competenti e informare l’azienda, permettendo così l’adozione di misure protettive adeguate, incluse, ad esempio, la richiesta di blocco del numero telefonico in caso di smarrimento del cellulare.
È facoltà dell’azienda richiedere un indennizzo per danni derivanti da negligenza, uso improprio o furto degli strumenti forniti. Tutte le spese di riparazione e manutenzione sono a carico dell’azienda ______________.
Gli strumenti assegnati rimangono di proprietà esclusiva dell’azienda _______________. La firma del presente documento costituisce espressa accettazione delle condizioni qui esposte e la rinuncia a ogni pretesa sulle attrezzature assegnate.
Il/La Sig./Sig.ra ________________ accetta altresì che l’uso dei dispositivi possa essere monitorato per finalità amministrative, fiscali e disciplinari. Si autorizza il trattamento dei dati personali in conformità al Regolamento (UE) 2016/679.
Letto, confermato e sottoscritto a _______, il _______
La Società Il/la Dipendente